La documentación de la relación laboral va mucho más allá de ser un mero trámite. Contar con un respaldo escrito que sea claro, actualizado y acorde a la normativa vigente en Paraguay puede marcar la diferencia entre tener una defensa sólida o enfrentar una condena perfectamente evitable en materia laboral.

El problema es que muchas empresas no adoptan una política coherente de registro documental, lo que las deja expuestas a riesgos legales innecesarios.

En este artículo revisaremos las prácticas más eficaces para registrar la relación laboral desde su inicio, centrándonos en los legajos, contratos, comunicaciones internas y otras herramientas esenciales que pueden ser cruciales en caso de un conflicto judicial o una inspección.

El contrato individual: la piedra angular de la relación laboral

Un contrato por escrito siempre debe ser el punto de partida para un buen desarrollo laboral y es fundamental para una buena defensa en caso de incurrir en un proceso judicial.

Si bien el Código Laboral Paraguayo admite la contratación verbal, no contar con un documento firmado puede generar confusiones sobre las condiciones acordadas entre las partes al momento del inicio de la relación laboral, lo que, en caso de conflicto, es favorable al trabajador, pues el deber de documentación indefectiblemente pesa sobre el empleador.

El contrato individual de trabajo tiene que establecer con claridad los aspectos clave de la relación laboral. Como ser: el cargo, el salario, horario, lugar de trabajo, beneficios acordados y cualquier cláusula adicional que se quiera incluir, como confidencialidad, exclusividad, o no competencia.

Es recomendable que se firme por duplicado, con fecha cierta, y que una copia le sea entregada al trabajador en el momento en que ingresa a la empresa.

También es una buena práctica incorporar una cláusula donde el trabajador manifieste su conformidad con las políticas internas y el Reglamento Interno de la empresa. Esto ayuda a reforzar su validez sin necesidad de firmar documentos adicionales en el futuro.

Legajo del trabajador: ¿qué conservar y cómo mantenerlo actualizado?

El legajo no es un simple archivo administrativo. Desde el punto de vista legal, funciona como un expediente probatorio de la relación laboral. Su correcta conformación es clave para acreditar que el empleador actuó con transparencia, previsibilidad y dentro del marco legal establecido.

Entre los documentos que se consideran imprescindibles que deben formar parte del legajo, se encuentran:

• Contrato de trabajo firmado y sus actualizaciones si las hubiere.
• Constancia de inscripción al Instituto de Previsión Social (IPS).
• Comprobantes de pago (recibos de salarios, boletas, transferencias).
• Comunicaciones internas: avisos, sanciones, reconocimientos, permisos.
• Certificados médicos, licencias, solicitudes de vacaciones y resoluciones.
• Comunicaciones realizadas al Ministerio del Trabajo Empleo y Seguridad Social.
  
  

Es importante que cada hoja esté fechada, firmada por ambas partes (cuando corresponda) y archivada de forma ordenada. El acceso a estos documentos debe ser restringido a personal autorizado y mantenerse mínimamente por cinco años desde la finalización de la relación laboral, antes de enviarlos a archivo.-

Comunicaciones internas y sanciones en la relación laboral: ¿cómo respaldar decisiones disciplinarias?

Una de las áreas más conflictivas en el ámbito laboral es la aplicación de sanciones. Para que estas sean válidas, deben cumplir con los principios de legalidad, proporcionalidad y debido proceso. En ese sentido, la documentación es fundamental.

Cuando un trabajador incurre en una falta, el empleador debe emitir una notificación escrita, indicando la conducta observada, la fecha, los hechos y la norma interna infringida. Debe otorgarse un plazo razonable para que el trabajador ejerza su derecho a defensa, por escrito o en una audiencia interna.

Las actas de apercibimiento, suspensiones o llamados de atención deben estar firmadas por el trabajador o dejar constancia de su negativa a hacerlo con dos testigos del hecho. Este detalle, aunque parezca menor, puede ser clave en juicio. Muchas sentencias laborales en Paraguay han invalidado sanciones por falta de prueba documental o por omitir pasos procesales mínimos.

Actualizaciones contractuales: ¿cómo documentar cambios sin vulnerar derechos?

Es común que, con el paso del tiempo, cambien aspectos de la relación laboral: un ascenso, una modificación de jornada, el traslado a otra sucursal. Estos cambios deben ser documentados mediante adendas contractuales o comunicaciones internas formales, notificadas al trabajador por escrito y firmadas de conformidad.

Cambiar condiciones laborales de forma unilateral, sin respaldo escrito ni acuerdo del trabajador, puede considerarse un despido indirecto. Por eso, siempre que se produzca una variación significativa, conviene formalizarlo de manera clara, con antelación suficiente y con fundamento en razones organizativas válidas.

Digitalización de documentos laborales: ¿es válida legalmente en Paraguay?

Aunque muchas empresas están migrando hacia formatos digitales, es importante saber que en Paraguay los documentos electrónicos tienen valor legal, siempre que cumplan con ciertos requisitos.

Para garantizar su validez, es necesario que los archivos estén firmados digitalmente, mediante herramientas reconocidas por la Ley N.º 4.017/2010 de Firma Digital.

Los correos electrónicos, por ejemplo, pueden servir como prueba si se acredita su autenticidad, fecha de envío y recepción. Las plataformas de gestión de RR.HH. deben permitir trazabilidad, respaldo y control de accesos.

No basta con escanear documentos en PDF. La firma manuscrita o digital certificada sigue siendo esencial. En caso de inspección del Ministerio de Trabajo o litigio judicial, la empresa debe poder demostrar la integridad y la autenticidad del archivo.

¿Qué pasa si no se documenta correctamente la relación laboral?

La falta de documentación laboral puede volverse en contra del empleador con rapidez. Ante la duda, los tribunales suelen interpretar en favor del trabajador, aplicando el principio in dubio pro operario.

Sin contrato escrito, o recibos de salarios firmados por el trabajador, cualquier discusión sobre antigüedad, salario, horario o beneficios se resolverá normalmente según lo que el trabajador declare, salvo que el empleador pueda probar lo contrario o lo alegado por el trabajador atente directamente a la realidad.

Lo mismo ocurre con las sanciones: si no están debidamente notificadas, podrían ser anuladas por la justicia y dar lugar a reintegros, indemnizaciones adicionales o multas.

Incluso en el marco de inspecciones laborales, la ausencia de documentos clave puede derivar en observaciones del Ministerio de Trabajo, requerimientos formales e incluso sanciones económicas.

Conclusión

Documentar bien es prevenir conflictos y clave para una buena defensa base en caso de ser inevitable un conflicto judicial.

Las empresas que adoptan una cultura de documentación clara y coherente no solo reducen su exposición legal, sino que también generan un entorno laboral más profesional, transparente y previsible.

La clave no está en acumular papeles, sino en mantener registros útiles, ordenados y adecuados a cada etapa de la relación laboral.

Contratar asesoría legal para auditar periódicamente la documentación, capacitar al equipo de Recursos Humanos y utilizar herramientas tecnológicas adecuadas puede representar una inversión modesta frente al costo de enfrentar un juicio laboral mal preparado.

En definitiva, documentar correctamente es un acto de prevención inteligente. En un entorno legal exigente como lo laboral, no se trata solo de cumplir, sino de demostrar el cumplimiento adecuadamente.

Abg. Rolando Benítez